File in catalogue cần được kiểm ở cả nội dung và quy cách sản xuất. Một PDF mở được trên điện thoại vẫn có thể sai kích thước, thiếu font, thiếu trang hoặc không đủ phần nền để xén. Trước khi gửi in, hãy thống nhất khổ thành phẩm, cách tính trang và kiểu gáy; sau đó mới đối chiếu các thiết lập xuất file.
Bài này là checklist chuẩn bị PDF, không thay thế kiểm file cho từng đơn. Nếu chưa chọn được giấy hoặc gáy, xem dịch vụ in catalogue theo yêu cầu để lập bộ quy cách trước.
Chốt phiên bản nội dung trước khi kiểm kỹ thuật
Đặt tên file thể hiện tên dự án, ngôn ngữ, ngày và phiên bản. Chọn một người tổng hợp các sửa đổi để tránh có nhiều bản cùng mang tên “final”. Khi thay mã sản phẩm hoặc một trang giá, cần kiểm cả mục lục, trang đối chiếu và QR liên quan.
Lưu riêng file nguồn và bản PDF gửi duyệt. File nguồn giúp xử lý thiết kế khi cần, còn PDF cuối là cơ sở để hai bên đối chiếu số trang và nội dung. Không gửi ảnh chụp từng trang thay cho bộ PDF đầy đủ rồi mặc định xưởng có thể ghép đúng thứ tự.
Kiểm kích thước trang và hướng đọc
Đọc kích thước thật trong tài liệu, không suy từ tỷ lệ ảnh xem trước. Kiểm các trang có cùng khổ dự kiến không, có trang vô tình xoay ngang hoặc khác kích thước không. Nếu cuốn mở ngang, ghi rõ hướng đóng gáy và cách khách lật cuốn.
Phân biệt trang đơn theo thứ tự đọc với file đã bình trang để in. Không tự ghép hai trang hoặc đảo thứ tự chỉ vì thấy ví dụ booklet trên mạng. Hỏi xưởng định dạng nhận phù hợp, nhất là khi dùng bìa riêng hoặc thiết kế có ảnh chạy qua hai trang đối diện.
Đếm trang ruột, bìa và trang trắng
Ghi rõ số trang ruột và cách tính bìa. Một tờ giấy có hai mặt; một trang thiết kế tương ứng một mặt, vì vậy “20 tờ” và “20 trang” có thể tạo ra hai thành phẩm khác nhau. Trang trắng có chủ đích cũng cần được giữ trong file và ghi chú.
Với booklet gấp đóng ghim, số trang cần tương thích cách gấp và bình trang, thường theo nhóm bốn trang. Không tự thêm trang trắng chỉ để đủ số trước khi thống nhất vị trí bìa, trang mở đầu và phần kết. Kiểu gáy khác có yêu cầu riêng theo giấy và thiết bị.
Bleed không phải là khoảng lề đặt chữ
Bleed là vùng hình hoặc nền vượt ra ngoài kích thước sau xén. Khoảng an toàn bên trong trang giúp thông tin quan trọng tránh sát mép hoặc khuất gáy. Hai phần này phục vụ hai việc khác nhau; thêm bleed không có nghĩa chữ đang sát mép đã an toàn.
Khi có ảnh hoặc nền chạy sát mép, kiểm phần mở rộng nền thật sự tồn tại trong PDF. Không chỉ tăng khung trang mà để vùng bổ sung trắng. Thông số cụ thể về bleed, vùng an toàn và dấu xén cần theo hướng dẫn xưởng; không mặc định mọi đơn đều dùng cùng một con số.
Font và ảnh: xem ở kích thước sử dụng
- Kiểm các dấu tiếng Việt, ký tự đặc biệt, số mũ và biểu tượng trong bảng thông số.
- Đối chiếu font trong PDF với thiết kế; hỏi phương án nhúng font hoặc xử lý theo quy trình nhận file.
- Mở ảnh tại kích thước bố trí trong trang để xem chi tiết, chữ trong ảnh và vùng bị nén.
- Kiểm ảnh liên kết không bị thiếu hoặc dùng nhầm bản xem trước chất lượng thấp.
- Với logo, ưu tiên file gốc phù hợp; không phóng ảnh nhỏ rồi coi đó là bản đủ chất lượng.
Không dùng một ngưỡng độ phân giải chung để kết luận mọi hình đều tốt. Ảnh sản phẩm, sơ đồ và chữ nhỏ trong hình có yêu cầu đọc khác nhau. Nếu ảnh quan trọng chỉ còn bản chất lượng thấp, báo trước để cân nhắc bố cục hoặc thay nguồn, thay vì tiếp tục phóng lớn.
Màu và bản duyệt cần thống nhất với xưởng
Màu màn hình phụ thuộc thiết bị và cách hiển thị; giấy, mực và gia công ảnh hưởng bản in. Khi có màu nhận diện quan trọng, gửi mẫu tham chiếu và hỏi cách duyệt. Không tự chuyển đổi mọi thiết lập màu theo một hướng dẫn không gắn với điều kiện in của đơn.
Kiểm logo trắng, chữ mảnh trên nền tối, vùng màu gần nhau và ảnh có nhiều chi tiết tối. QR cần đúng đường dẫn và đọc được trên bản in dự kiến; nếu đường dẫn yêu cầu đăng nhập hoặc hết hạn, chất lượng in tốt vẫn không làm mã hữu ích cho khách.
Checklist giao file catalogue
| Mục kiểm | Điều cần xác nhận |
|---|---|
| Quy cách | Khổ sau xén, hướng mở, kiểu gáy và bìa/ruột |
| Nội dung | Tên, mã, thông số, liên hệ, phiên bản và người duyệt |
| Trang | Tổng trang, thứ tự, trang trắng và định dạng xưởng nhận |
| Hình và font | Ảnh gốc, ký tự, dấu tiếng Việt và khả năng đọc |
| Xuất PDF | Preset, bleed, dấu và màu theo yêu cầu đã thống nhất |
| Hồ sơ duyệt | File PDF cuối, ngày xác nhận và thay đổi cần chú ý |
Đừng dùng một bản PDF cho mọi mục đích mà không kiểm
Bản gửi email có thể cần nhẹ và thuận tiện xem màn hình, còn bản sản xuất cần giữ các thiết lập đã thống nhất. Nếu làm cả hai, đặt tên phân biệt rõ để tránh gửi nhầm bản nén cho xưởng. Khi sửa nội dung, cập nhật cả bản chia sẻ và bản in nếu thay đổi có ảnh hưởng.
Để tham khảo thao tác, xem hướng dẫn xuất PDF cho in của Adobe InDesign và hướng dẫn dấu in và bleed. Thiết lập áp dụng cho đơn Nam Du vẫn cần được xưởng xác nhận.
Gửi file để kiểm cùng quy cách
Gửi PDF, file nguồn nếu cần, kích thước, số trang, giấy/gáy dự kiến, số lượng và ngày cần nhận. Nêu rõ phần nào đã chốt và phần nào còn muốn hỏi. Gửi yêu cầu báo giá hoặc gửi file qua Zalo; xem thêm chọn kiểu gáy catalogue và quy trình kiểm file của Nam Du.
